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浅谈办公室盖章资料管理

作者:
姜乾晟
来源:
行政办公室
发布时间:
2020/03/05
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  自去年5月份,我正式接手集团印鉴管理相关工作至今,同事们见到我的第一句话往往是:“小姜,今天公章在么,要不要出差啊”,随着业务能力不断提升,在印章管理过程中也产生了很多想法。下面就办公室盖章资料管理事宜谈谈想法。

  一、当前办公室盖章资料管理存在的问题。

  一是归档资料的复杂性。根据2019年的盖章统计,平均每天需要盖章的资料大概12.2份,每天盖章资料最多时可达30份,资料种类主要有施工项目资料、人力资源材料、法务资料等,这些资料会无差别按照编号混合在一起全部移交档案室进行存档,档案室在存档过程中也不会将重要的盖章资料筛选出来保存,无法将盖章资料按照保存时间长短、所属类别等方式进行归档。

  二是归档资料的重复性。根据要求,所有的日常盖章资料必须留有复印件或原件,必须扫描原件并按照编号归档至电脑中,合同必须保留一份原件并扫描至电脑中保存,这样就会导致办公室纸质版存档资料与各部门、所属单位存档资料出现重复,间接的导致档案室工作的不断叠加,不能达到标准化、合理化、规范化管理。

  三是无法确定归档资料的时效性。《档案管理(暂行)办法》提出集团每2年对各类档案进行一次筛查鉴定,如果能按照分类确定保存年限是否会简单一些呢。但是面对办公室复杂的盖章资料,办公室人员无空闲时间对其进行分类,同样无法确定各类资料的保存期限,只能将之移交至档案室,档案室更无空闲时间对其进行分类,只能按照编号存放,导致办公室盖章资料保存年限到了却无法及时的筛选出来,更甚者可能导致档案室“只进不出、越积越多”现象发生。

  二、针对上述问题的两点建议

  一是纸质版盖章资料按部门各自分类存档(合同除外)。在《档案管理(暂行)办法》中也明确存档资料主要分类有经营投标类、合同类、工程项目资料类、财务类、法律类、人力资源类、综合类,盖章资料基本对应相关的部门机构,如果纸质版盖章资料归各部门、所属机构保存,这样既能保证资料的分类管理,同时也避免了存档资料的重复性。

  二是利用网络平台对盖章资料进行管理。现在全国各地都在倡导无纸化办公,集团的OA系统也为无纸化办公提供了良好平台,如果在OA系统上提交盖章资料并通过领导审批,既避免了盖章资料中途更换情况,也方便盖章资料的存档备查,并且OA系统还有可开发性,例如在人事管理、资质管理等方面都有很多可用之处。

  就目前情况而言,集团办公室盖章资料管理还有很多改进之处,我相信集团的办公室盖章资料管理会慢慢趋向规范化、合理化、标准化、系统化、现代化,同时也期待科技为集团发展带来更高效、更便捷的办公环境。