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浅谈办公室工作“3456”认知

作者:
曹顺良
来源:
行政办公室
发布时间:
2019/12/06
浏览量

  参加工作第一个五年,所学工程类专业的我从事造价、审计、合同等工作;已经过去的第二个五年,以及正在经历的第三个五年,从事专业性比较强的工作的我,先后到党群部门、综合部门、行政部门工作。掐指算来,在办公室这个部门,工作已快九年,细数这九年来办公室工作的经历,简单谈谈对办公室和办公室工作的粗浅认识和心得体会。

  一、办公室的三大作用

  一是窗口作用。办公室人员的着装仪表、工作态度、工作状态、工作作风、作用发挥、制度执行和任务落实等,对外展示单位形象,对内树立标杆,是展现单位精气神面貌的“窗口”。二是桥梁作用。办公室是联系下属机构和单位本部的桥梁,是联系单位管理层和员工的桥梁,是联系干群关系、群团关系的桥梁,重点工作安排、基层动态反馈、职工思想诉求等信息都会通过办公室进行传递。三是枢纽作用。办公室处于单位运转中心,可以用“承上启下、沟通左右、协调内外、综合处理、全面推进”来概括,也有另外一句话“部门机构职能职责没有覆盖的事情,由办公室来管,办公室来办”来佐证。

  二、办公室的四项职能

  一是服务职能。为单位改革发展、为职工群众、为部门(机构)、为领导服好务。二是协调职能。办公室工作涉及诸多人和事,工作推进需要大量协调组织,需要考虑方方面面。三是管理职能。特别是对印鉴证照管理、制度制定、重大决策执行督查等方面,办公室要履行管理和监督职责,推动单位规范运行。四是参谋职能。在具体工作中,办公室要综合各方面信息,提出有针对性的、可行性强的建议,供领导参考,当好参谋助手。

  三、办公室工作的五个特点

  一是事务性杂。办公室工作点多面广,繁琐复杂,需要花费大量时间精力,经常出现白天协调事务、晚上加班处理业务的情况。二是时效性强。很多工作往往有明确的时间要求,必须加班加点,熬更守夜,想方设法保证完成。三是政策性严。小到公文格式行文规范,大到印发制度文件不能与政策法规、上级规定冲突等。四是应急性高。紧急任务或突发情况时有出现,需要办公室及时应变处置。五是保密性强。办公室人员经常提前接触一些重要信息、敏感信息,这些都要求严守保密规定,谨言慎行。

  四、办公室工作的六点体会

  一是职能职责重要,理解吃透是前提。办公室的“三个作用”、“四项职能”归结起来就14个字——服务、协调、管理、参谋;窗口、桥梁、枢纽,单位运转效率怎么样,和办公室作用发挥密切相关。办公室人员要对职能职责要理解透、贯彻好,要具备服务员的思维,协调员的灵活性,管理员的原则性,参谋员的前瞻性,强化“四个意识”(大局、奉献、服务、创新),在工作中做到“三心”(用心、细心、责任心),既要履职尽责努力做好服务管家,也要把握好职责边界不越位。二是工作千头万绪,理清思路是关键。办公室工作的“五个特点”充分印证了其事务的繁杂和相关工作标准,对办公室人员提出了明确要求,面对党政纪工团诸多具体工作,不要忙得手足无措,要理清思路,抽丝剥茧,建立清单管理任务表,分轻重缓急逐个落实,紧急的、简单的事情立即办,重要的事情明确时间节点抓紧办,不着急的、重要性不太强的事情按计划跟进办,控制好节奏,调节状态,忙里偷闲,劳逸结合。三是“流言蜚语”纷扰,心态沉稳是诀窍。办公室人员所处的位置有点特别,端茶倒水服务、写材料苦闷、距离领导近、提前接触重要信息等等,会有人认为办公室干的都是务虚的活,或者觉得只会写材料不会搞经营拿项目、干项目出效益,或者认为只在领导跟前转不和职工群众打成一片……面对“流言蜚语”的质疑,办公室人员首先要有平和沉稳的心态,要静得下心,沉得住气,受得了气,吃得了亏,扛得住压,不动摇干好办公室工作的初心,要熬得住寂寞和清苦,要有“功成不必有我,功成必定有我”的精神境界和责任担当,对待工作有激情、有活力还要有韧劲、有弹性,坚持“认真做人、用心做事”,坚持“多做减法、不做加法”,通过工作效果来取得领导和同事的肯定和认可。四是事务纷繁复杂,分工协作是基础。办公室工作单靠一两个人是难以搞好的,单项工作就像一个链条,每个环节都需要正常运转才能保证高效完成,公文处理、材料起草、会议召开、接待、群团活动、档案管理、后勤保障,甚至包括历史遗留问题没有专门人员处理等等,要根据办公室人员的特点和工作实际进行合理分工,并配套协同工作机制,做到“三个到位”(责任、管理、督查),适时协调解决遇到的问题,发挥团队战斗力,才能保障办公室作用的完整发挥。五是紧跟时代步伐,技能提升是本质。打铁要靠自身硬,办公室人员必须熟悉部门工作、精通岗位业务,提升“四个能力”(学习运用、辅助决策、统筹协调、狠抓落实)建设。办公室要提供机会让员工内部轮岗,同一类工作,至少要培养2名人员可以熟练办理;针对写材料这个“苦差事”,要全员抓文字能力提升,从写会议通知、写通讯稿、写活动方案、写宣传稿这些简单的文字材料,逐步向写大块头的文字报告、调研材料转变,积少成多,从量变到质变,通过写材料培养看问题、分析问题、解决问题的思维和能力。办公室人员要系统学习单位生产经营相关的各类知识和技能,积极争取多岗位锻炼,成为能力全面、素质较高的可用之才。六是后续力量培养,合理安排是基础。全局生产经营型单位较多,办公室工作也许最看不到直接经济效益,管理效益也难以有具体量化的评估,收入也没有“一线”部门机构高,很多人不愿意到办公室工作。但是办公室工作涉及面非常广,对人的培养是综合性的、全方位的,组织、协调、策划、沟通等诸多能力锻炼,对内对外接触增长见识和阅历等等,真心建议各单位重视办公室人员梯队的培养,在缓解压力、学习培训、职称评审等方面多给予一些关心,打开办公室人员和其他部门人员、基层人员的交流通道,双向培养、输送,促成全面发展。

  总的来说,办公室工作任务艰巨、责任重大,很考验人,很锻炼人,也很成就人,单位要具备尊重办公室工作、理解办公室工作、关心支持办公室工作的良好氛围,办公室更要培育有自己特色的行为准则和工作标准,让每个成员爱上这个部门,喜欢办公室工作。

  最后,用一句话与办公室同仁共勉:热血一腔,不说二话,三生有幸,四季如常,五味俱全;眼观六路,玲珑七窍,八面张罗,九(久)经考验,十年磨剑;百转千回,唯有万般努力。祝大家拥有新时代“三高一好”水准——素质越来越高、眼界越来越高、站位越来越高!发展越来越好!